L’archiviste et les contenants

Ah, le fameux cliché-qui-n’en-est-pas-un-mais-un-peu-quand-même de l’archiviste qui se ruine le dos tout au long de sa carrière … Certains pensent que ce n’est plus vraiment applicable dans le cas de l’archivage électronique. Sauf qu’à rester le postérieur vissé sur une chaise toute la journée, l’archiviste se ruine quand-même les lombaires. Quoi qu’il en soit, dans mon cas, je suis confrontée à de l’archivage hybride, moitié papier, moitié numérique. Voici donc un petit aperçu des situations de manutentions d’archives pendant lesquelles je souffre, un peu physiquement mais surtout… moralement.

Dans un monde idéal, le carton d’archives n’est jamais trop lourd

Le contenant maléfique

Ah, le contenant maléfique, celui qui n’est soit pas assez rempli pour que ça vaille la peine de l’archiver, soit qui l’est trop et qui déborde de partout. Vous le connaissez forcément, il doit y en avoir à peu près 1 pour 100 comme ça. Et quoi vous vous fassiez, il résiste !

Voilà comment les choses devraient se passer !

Parfois, ça se fait en cascade :

• Je n’ai plus de boîte de 8 cm, alors j’en prends une de 10 cm, allez tant pis, elle ne sera pas trop remplie !
• Du coup dans mon carton, à côté de mes 2 boîtes de 20 cm, je pouvais juste poser ma boîte de 8 cm … mais évidemment, celle de 10 cm que j’ai utilisé ne rentre pas …
• Et évidemment², c’est la dernière boîte du versement, ça fait suer de devoir utiliser un carton de plus pour une pauv’ boîte de 10 cm …

Note : ça marche aussi avec un rayonnage en mètre linéaire, sauf que c’est moins rageant, surtout si vous appliquez la méthode de classement continu …

Et si je mets ça là, et ça de ce côté … ou là ?

Alors là, soit vous commencez à jouer à Tetris pour revoir la répartition de vos boîtes dans vos cartons, soit vous abandonnez lâchement et laissez solitaire la petite boîte de 10 cm qui va vous bouffer un carton pour pratiquement que dalle … soit vous y allez comme un•e bourrin•e et vous arrivez à faire rentrer dans le carton tout un tas de choses qui, selon les lois mathématiques, ne pouvaient pas y entrer.

Celui qui bougera le carton qui ne pèse rien / qui pèse 800 kg

Le mouvement de cartons

La partie que je préfère dans mon métier, c’est la manutention … non, évidemment, je plaisante. C’est mon pire cauchemar. Je me retrouve la plupart du temps en solo dans un sous-sol mal éclairé, sans couverture réseau, même le wifi n’y passe pas … La procédure ici veut que chaque producteur fasse son propre archivage. Nous sommes 2, dont moi qui suis plutôt accaparée par un projet d’archivage électronique et mes missions de Correspondant Informatique et Libertés, ce qui est bien trop peu pour assurer l’archivage nous-même (pour environ 2100 personnes). C’est un peu la foire dans l’espace de stockage du coup, chacun y pose ses colis et nous, on fait une vérification ponctuelle par rapport aux inventaires envoyés. Alors voilà un petit résumé de mes activités là-bas, dans l’antre de l’entreprise … aux archives quoi …

Au début, j’y descends en conquérante, prête à en découdre avec mes 153 cartons à pointer pour vérifier que tout le monde a bien déclaré tout ce qu’il avait archivé.

Allez zou, j’descends aux archives !

J’arrive et je vois un peu l’ampleur des dégâts … Bon, laissez faire la pro, je m’en occupe, en 20 minutes c’est plié ! Je bouge deux ou trois cartons, histoire de m’imprégner du lieu … oui ou tout simplement histoire de les remettre à l’endroit, parce qu’en général la moitié sont stockés à l’envers, étiquette vers le mur …

Hop hop hop, j’ai pas qu’ça à faire !

Inévitablement, je tombe sur le carton de tout à l’heure, celui qui est rempli à raz-bord, et là deux possibilités : soit je mets 5 minutes à le bouger, soit je le renverse … ah oui, c’est important de préciser que malgré les indications très claires pour un enfant de 36 mois sur les cartons, certaines personnes ne les montent pas correctement. Du coup, ils s’éventrent … sur mes pieds …

Par acquis de conscience, j’en ouvre quelques-uns pour vérifier la concordance avec les bordereaux.

Surprise !! Ce sont des … factures ! / Oh trop cool, c’est c’qu’y avait d’écrit sur le bordereau *Danse de l’archiviste*

Au passage, j’en profite pour regrouper mes cartons par versement, ça sera plus simple pour moi pour les pointer …

Emballé c’est pesé !

Sauf que … 1h25 après mon arrivée, je craque parce que non, même avec toute la bonne volonté du monde, je n’arrive pas au compte de 153 cartons mais de 154 et il va me falloir pointer CHAQUE carton un par un pour trouver celui qui n’est pas dans mon listing.

Il … il … y’avait « 153 » sur le papier et là y’en a 154 …

Je peux donc tout reprendre, avec calme et en gardant l’esprit serein …

RAHHH j’en ai marre !!

Le chemin trop long

TOUT LE MONDE a rencontré ce problème au moins une fois dans sa carrière ou même sa vie universitaire. Sinon, vous n’êtes pas des vrais, voilà.

Tu voulais aller par là ? Ah … Bah  nan !

Le concept est simple, certains systèmes n’acceptent pas que le chemin pour accéder au document dépasse 255 caractères. Et c’est valable dans pleins de trucs : les arborescences dans Windows, certains outils de GED … Du coup, c’est un peu la misère quand vous voulez déplacer ces fichiers là. Ou les archiver sur un réseau local … à partir du moment où le nombre de caractères du chemin d’accès va dépasser 255, PAF, ça ne fonctionne plus.

J’ai 255 alliés dans ce métier. Tous ceux qui viennent après sont mes pires ennemis.

Cette phrase a été prononcée hier, par un de mes collègues de la GED. Et c’est ce qu’on vit très, très souvent lorsqu’on est confrontés à des documents électroniques et surtout, à leur environnement de stockage ! M.C., si tu me lis …

Voilà, j’ai fait il me semble le tour des situations nazes de la vie d’archiviste quand celui-ci est en duel avec un carton, une boîte, un truc à bouger mais qui refuse de se laisser faire … Et vous, quelles sont vos expériences marrantes ou même désastreuses dans le même genre ? Racontez-les, les retours d’expériences permettent d’éviter aux autres de faire les mêmes bourdes … ou pas !

Archivistiquement vôtre,

Déborah P.