L’archiviste VS la crue centennale

Je tiens par avance à m’excuser si ce billet semble particulièrement adressé à mes collègues d’Île de France, voire même de Paris intra-muros, mais l’on peut considérer que cette affaire s’exporte assez facilement dans toutes les localités traversées par un cour d’eau capricieux, quel qu’il soit.

Cette introduction posée, je vais maintenant pouvoir entrer dans le vif du sujet : la crue centennale de la Seine. Tout le monde en parle depuis quelques années, mais ces derniers jours, les réseaux sociaux s’enflamment littéralement ! On lit tout et n’importe quoi, des tracés les plus improbables aux sentences alarmistes qui ont un arrière-goût de théorie du complot (Monsanto est partout, qu’ils nous disent), bref, il y a à manger et à boire (la tasse). Une seule chose est certaine : ça va être la galère pour bon nombre d’archivistes !

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Source : Bibliothèque nationale de France (via Wikimedia Commons)

Le stockage en sous-sol

Je ne sais pas si beaucoup de mes lecteurs sont concernés, mais j’ai très souvent été confrontée à du stockage d’archives en sous-sol. Les espaces étaient plus ou moins adaptés : véritables salles d’archives équipées de compactus (sweet dream), caves haussmanniennes où l’on circule en se tassant un peu sous peine d’être scalpé, équipées d’étagères de stockage dignes d’un entrepôt de pièces détachées, ou encore des espaces de parking privatisés pour le dépôt temporaire des boîtes. Le point commun à tous ces locaux ? Leur localisation dans le bâtiment, donc, au sous-sol !

Bourgogne, Fût, Tonneaux, Cave

Voilà, donc c’est ça, mais en moins joli niveau pierres apparentes et avec des cartons à la place des tonneaux … #TropDommage

Là, on est bien d’accord que si la crue centennale se décide à faire véritablement parler d’elle, l’évacuation de tous ces documents va devenir un peu complexe. Et pourtant, il y en a, des documents importants stockés là-bas en bas, sous nos pieds.

Sans parler des serveurs, car j’ai eu vu des services informatiques dans des demi sous-sol et au rez-de-chaussée ! Je ne sais pas si ça se fait encore beaucoup dans les nouveaux bâtiments, mais dans les anciens en plein Paris, il y en a encore quelques-uns !

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Prends ta bouteille d’oxygène Dédé, on va chercher des boîtes !

Le stockage dans les étages

Mais croyez-vous vraiment que ce soit la solution idéale ? Bon d’accord, vos documents ne vont pas mourir noyés, certes. Mais pensez-vous que les services généraux vous laisseront installer votre petit bivouac en papier dans les étages sans hurler aux conséquences en termes de sécurité du bâtiment (coucou la charge au sol) et des personnes (salut le départ de feu ou la chute de boîtes sur le pied d’un collègue) ?

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L’archiviste de l’Empire State Building qui fait sa diva

Pour ce qui est de l’électronique, on est un peu plus peinards : si les serveurs sont en hauteur dans le bâtiment, il n’y a que des coupures de courant qui peuvent poser  quelques problèmes (cela dit, je n’ose même pas imaginer le nombre de failles de sécurité que doit entraîner une reprise du serveur après de telles coupures …).

Alors, que faire ?

Personnellement, je préconise (mais bon je ne m’en attribue absolument pas les mérites, c’est presque du bon sens) d’identifier les documents à très forte valeur, quelle qu’elle soit : mettant en jeu l’avenir et la survie de l’entreprise, capitale pour son patrimoine, etc. Le tout doit pouvoir être porté sans outillage par 2 ou 3 personnes maximum et clairement identifié, par exemple par une gommette rouge (les codes couleurs, c’est bien, c’est visuel et rapidement compréhensible par tous). On évite les post-it : au bout de quelques semaines ça se décolle !

Post-It, Papier, Notes, Compte Rendu, Mémoire, Article

On avait dit PAS DE POST-IT !

Dans l’idéal, ces documents sont déjà dans un endroit sécurisé, dans les étages et dans un coffre. Mais en cas d’évacuation du bâtiment, notamment en raison d’une crue, les documents doivent pouvoir être mis en sécurité ailleurs si les procédures de reprise d’activité ou de protocole d’urgence le prévoient. Et du coup, dans ces trucs là, on pense beaucoup aux serveurs, mais rarement aux documents papiers, qui représentent tout de même encore aujourd’hui une quantité assez colossale de documents, car tous les processus ne sont pas (encore …) dématérialisés.

Encore une fois, c’est un long travail évangélisation, de communication, d’analyse de risques qu’il faut mener pour faire accepter aux entités chargées des risques, de la qualité, etc. que l’enjeu est réel et de taille.

File:Paris flood of 1910 - 02.jpg

Le Petit Journal du 13 février 1910

Je me souviens d’avoir entendu pendant la quasi-totalité de ma vie universitaire cette phrase, peu ou prou formulée ainsi :

De toute façon, le meilleur moyen de faire reconnaître l’importance des archives, ce n’est pas de fournir le bon document au bon moment, mais c’est d’être confronté à l’absence d’un document qui aurait permis la résolution d’une crise.

Peut-être que la crue centennale sera la fameuse catastrophe qu’attendent certain•e•s de mes confrères/consœurs ! Est-ce votre cas ?

Oui, je m’auto-cite, ça n’est pas très humble mais c’est ce tweet qui m’a inspiré le présent billet … J’attends votre avis sur la question, vos retours d’expérience, vos solutions mises en oeuvre, bref tout ce qui pourrait aider d’autres archivistes à ne pas vivre cette situation comme un calvaire mais à capitaliser sur ce dernier !

Archivistiquement vôtre,

Déborah P.

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