L’archiviste VS l’urgence (#1)

Un petit billet d’avant-pont-de-l’Ascension pour vous parler d’un concept clef chez moi, qui rythme malheureusement (ou heureusement, du coup, je ne sais plus trop) mes journées de travail : l’urgence. L’urgence peut prendre différentes formes, être liée à tout un tas de causes, de contextes, être la source de conséquences, engendrer des coûts énormes ou au contraire permettre des économies folles. Aujourd’hui, je vais vous expliquer un peu à quels types d’urgences un•e archiviste du monde privé peut être confronté. Ami•e•s du secteur public, je vous invite à me présenter les vôtres en commentaires !

animation disney comedy cartoon retro

Le temps, le temps, qu’est-ce que le temps ?

Urgence d’un versement

Bonjour, nous quittons nos locaux de [insérer ici le nom d’une ville, en France comme à l’étranger], pouvez-vous faire le nécessaire pour l’archivage avant le [insérer ici la date correspondant au 5ème jour ouvré suivant] ? Merci.

Avouez que vous aussi, ça vous énerve, non ? Il n’y a rien de plus frustrant, après plusieurs mois d’éducation au processus de préparation à l’archivage, de formations aux techniques de saisie des bordereaux de versements et de flash-infos sur la procédure pendant les périodes propices à l’archivage (coucou l’été) que de voir qu’en fait ça ne touche, mais alors, PERSONNE.

crazy leonardo dicaprio cookie film hungry

Wokay, moi aussi je passe commande alors !

Dans mon cas, ces demandes expresses sont souvent liées à des clôtures de projet. On s’aperçoit qu’il faut rendre les préfabriqués locaux et qu’il faut faire quelque chose de tous ces documents qui zonent là. Ils sont souvent déjà en boîtes d’archives, avec le contenu vaguement gribouillé au marqueur dessus, mais ça ne va jamais bien loin. Je suis mauvaise langue, certain•e•s assistant•e•s de projet sont de véritables fées de l’organisation, soit par nature, soit du fait d’obligation contractuelle envers un client ou un partenaire. Mais parfois, c’est vraiment compliqué de se retenir d’hurler « VRAC ».

La solution, je ne l’ai pas, tout ce que je peux dire c’est la façon dont je procède pour ces cas là. Dans un premier temps, je rappelle les règles et la procédure en vigueur dans ma boîte, à savoir que chaque producteur est responsable de son archivage, qui doit être pris en compte dans le budget et le compte temps du projet. Nous sommes disponibles pour des formations et pour expliquer en détails le processus aux collaborateurs, mais nous sommes 1 plein temps (moi, aussi sur un projet de SAE et depuis 6 mois avec les fonctions de Correspondant Informatique et Libertés) et un 1/2 temps, donc il nous est impossible de prendre en charge l’archivage des 5 400 personnes de la boîte. Alors on se débrouille comme on peut, on s’arrange avec la DSI qui fait rapatrier le matériel informatique, pour partager un prestation de transport, on voit avec les Moyens généraux pour nous trouver une salle qui ferme à clef le temps … d’avoir le temps.

bill murray again groundhog day hogday

Une sensation de déjà dit …

Et surtout, on note à nouveau dans ses objectifs de faire des formations, des petits déjeuners, des présentations pour rappeler la procédure …

Urgence d’une consultation

Vendredi, 16h45. Ciel dégagé, couloirs calmes. RAS. Soudain, un email. L’Email. Celui qui va faire de votre fin de semaine une véritable course contre la montre. Si en plus vous aviez un train à prendre à 18h30, ça va être l’éclate comme jamais (true story …). C’est donc systématiquement aux moments les moins propices à donner une réponse positive à une question que ladite question survient … Bon, peut-être aussi que je ne remarque que celles qui tombent au mauvais moment, d’accord. Il n’empêche que vous ne pouvez nier que ça arrive quand même trop régulièrement.

no mad no its not its not ok its not ok

On avait dit pas le vendredi !

Evidemment, l’urgence est liée à la réponse à un appel d’offre qui doit être faite avant 17h, ou bien un contrôle fiscal qui commence le lundi, que sais-je. Soit la demande concerne un document en particulier, et là c’est coton de l’identifier entre tous (pour le moment en tous cas, quand les SAE seront démocratisés et correctement utilisés, la donne changera un peu), soit elle concerne un très gros volume de documents.

Si les documents sont stockés en interne, la demande n’engendre pas de soucis supplémentaires, vous serez juste amenés à passer un chouillat plus de temps au bureau que d’habitude. Par contre, si les documents sont chez un prestataire, ça va être plus compliqué de les communiquer au demandeur sous 1h … J’aurai l’occasion de revenir sur cette question que les sociétés privées doivent se poser avant d’envoyer des archives chez un prestataire (pour le public, une réponse est déjà donnée).

L’urgence à moyen-terme

Il arrive également qu’une urgence soit caractérisée par le besoin pressant de se doter d’un outil, d’établir une procédure pour un groupe international, d’harmoniser des processus, etc. Dans ce cas là, l’urgence est toute relative et résulte d’une analyse de risques, d’une identification de besoin opérées par des métiers ou par des professionnels de la gestion documentaire.

CreativeMornings time sand hourglass kim weiner

C’est urgent mais on a le temps …

Ces urgences là sont particulièrement difficiles à gérer, car les délais sont souvent non maîtrisés. On se retrouve avec des « Bah le plus tôt possible », ou « Là ça devient urgent » mais sans date réelle, sans point de contrôle pour établir si oui ou non, l’urgence a été couverte. Il n’est pas rare de terminer dans une urgence effective tant le besoin d’a été en amont caractérisé que par l’urgence relative du projet en question.

Quoi qu’il en soi, j’espère que vous allez pouvoir partir en week-end peinard•e•s (pardon pour ceux qui travaillent vendredi, moi, je fais le pont !), sans autre mauvaise surprise dans votre boîte email que cet article (parce que vous vous êtes abonnés pour recevoir mes billets, évidemment) !

Archivistiquement vôtre,

Déborah P.

Advertisements

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s